Tietosuojaseloste

Kansallisgallerian tietosuojaseloste

Päivitetty 29.3.2022.

Rekisterinpitäjä ja yhteydenotot

Rekisterinpitäjä on Kansallisgalleria, Kaivokatu 2, 00100 Helsinki.

Yksityisyydensuojaan ja henkilötietoihin liittyvissä asioissa voit ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@kansallisgalleria.fi.

Henkilötietojen käsittely Kansallisgalleriassa sekä käsittelyn oikeusperuste

Kansallisgalleria on perustettu Kansallisgalleriasta annetulla lailla (889/2013) kulttuuriperinnön vahvistamiseksi ja taiteellisen sivistyksen edistämiseksi. Kansallisgallerian tehtävänä on huolehtia museon kokoelman ylläpidosta ja kartuttamisesta, harjoittaa näyttely- ja muuta taidemuseotoimintaa, osallistua taidemuseoalan asiantuntijana museoalan kehittämiseen (laki Kansallisgalleriasta, 2 §). Henkilötietoja käsitellään Kansallisgallerian museoissa ja muissa yksiköissä edellä mainittujen, laissa säädettyjen tehtävien hoitamiseksi.

Kansallisgallerian tapa käsitellä henkilötietoja perustuu EU:n tietosuoja-asetukseen 2016/679 ja Suomen tietosuojalakiin 1050/2018.

Tehtäviensä suorittamiseksi Kansallisgallerian yksiköt käsittelevät henkilötietoja, kun ne

• kartuttavat ja ylläpitävät taidehistoriallista tietopankkia, tutkimusarkistoa (johon kuuluu taiteilijoita ja taide-elämää koskevia asiakirjoja), kuvia, av-tallenteita, lehtileikkeitä, painotuotteita ja luonnoksia sekä analogisessa että digitaalisessa muodossa
• palvelevat tutkijoita ja asiakkaita julkaisemalla arkistoaineistoja ja pitämällä niitä nähtävillä voimassa olevan lainsäädännön ja lahjasopimusten käyttörajoitusten asettamissa puitteissa
• ovat yhteistyössä erilaisten ammatillisten ja muiden yhteisöjen kanssa
• järjestävät taidenäyttelyitä sekä monia muita tilaisuuksia, kuten seminaareja, tapahtumia ja taidekasvatuksellisia projekteja
• tuottavat erilaisia asiakaspalveluja yleisölle
• viestivät toiminnastaan sidosryhmille ja markkinoivat palveluitaan yleisöille

Kansallisgalleria on kulttuuriperintölaitos, joka käsittelee henkilötietoja myös muun muassa osana museo- ja arkistoaineistoja. Kulttuuriperintöaineistojen tietosuojaan liittyy EU:n ja kansallisen tason lainsäädännössä useita erityisiä säännöksiä, joilla pyritään turvaamaan tutkimuksen, tiedon ja taiteen sekä tiedonvälityksen vapaus. Tästä syystä henkilötietojen käsittelyyn liittyy poikkeuksia ja muun muassa kaikki rekisteröityjen oikeudet eivät ulotu kulttuuriperintöaineistoihin. Näyttelytoiminnan yhteydessä syntyvä dokumentaatio voidaan siirtää osaksi kulttuuriperintöaineistoa.

Toiminnassaan Kansallisgalleria ja sen museot pitävät tiiviisti yhteyksiä kuvataiteen ammattilaisiin, muihin sidosryhmiinsä ja yleisöönsä. Museot palvelevat yleisöjään ja muita sidosryhmiään tarjoamalla tietoa näyttelyistä, tutkimusaineistosta, tilaisuuksista ja muusta toiminnastaan sekä palveluista. Tämä edellyttää henkilötietojen käsittelyä ja henkilörekistereiden muodostamista ja ylläpitämistä. Henkilötietoja käytetään myös, kun suunnataan täsmällisempää informaatiota eri asiakasryhmille.

Henkilötietojen käsittelyn oikeuttavina perusteina ovat EU:n tietosuoja-asetuksen 6. artiklan luettelemat perusteet. Näitä ovat henkilön tietojen käsitteleminen tai rekisteriin liittäminen suostumuksen, sopimuksen tai lakisääteisen velvoitteen perusteella. Se voi olla tarpeen myös yleisen edun nojalla – näin etenkin kulttuuriperintöaineiston osalta, jolloin henkilötietoja sisältävät dokumentit karttuvat yleistä etua palvelevan kirjaston tai arkiston arkistokokoelmiin. Kaikessa henkilötietojen käsittelyssä on tehty tarpeellisuus- ja oikeasuhtaisuusvaatimuksiin liittyvät vaikutusten arvioinnit.

Suurta joukkoa henkilötietoja käsitellään asetuksen 6. artiklan mukaisesti Kansallisgalleriaan tai sen toimintaan liittyvän henkilön oikeutetun edun perusteella. Tällöin museon ja rekisteröidyn välillä on asiakas- tai muu merkityksellinen suhde, joka oikeuttaa henkilötietojen käsittelemisen osapuolten välisen kommunikaation mahdollistamiseksi.

Kansallisgalleria katsoo tärkeäksi levittää tietoa toiminnastaan taiteilijoille, yhteistyökumppaneille ja asiakkaille sekä palvella kuvataiteen tutkimusta. Edellä mainittujen henkilöryhmien välinen tarkoituksenmukainen tiedonvaihto ja yhteydet ovat tärkeitä Kansallisgallerian ja sen museoiden toiminnalle.

Miten henkilötietoja kerätään

Tiedot voivat olla

• rekisteröidyn itsensä antamia
• toiminnan suunnittelussa ja toteutuksessa saatuja ja kerättyjä
• dokumentoinnin yhteydessä tallentuneita
• eri julkisista lähteistä hankittuja

Kulttuuriperintöaineisto henkilötietoineen karttuu myös tutkimuksen ja erilaisten arkistolahjoitusten yhteydessä. Taidehistoriallinen ja muu tutkimusaineisto ei sisällä rajoituksia tiedon sisällön suhteen.

Mitä tietoja kerätään

Yllä mainittujen Kansallisgallerian tehtävien hoitamisen myötä Kansallisgallerialle kerääntyy muun muassa seuraavanlaisia henkilötietoja:

1. Henkilön Kansallisgallerialle antamat tiedot:

• Nimi tai nimimerkki
• Sähköpostiosoite ja muita yhteystietoja
• Muita käyttäjää itseään kuvaavia tietoja, kuten syntymäaika
• Luvat, suostumukset ja tiedot kieli- tai muista vastaavista valinnoista
• Kiinnostuksen kohteet, suosikit ja aihepainotukset
• Tutkimus- ja kyselytiedot
• Asiakaspalautteet
• Muut annetut tai luovutetut tiedot, esimerkiksi ulkopuolisista lähteistä kerätyt tiedot
  
  

2. Kansallisgallerian verkkosivujen käytöstä havainnoidut ja johdetut tiedot:

• Verkkopalvelujen analytiikkajärjestelmien keräämät tiedot
• Asiakasviestinnän tiedot, esimerkiksi tiedot linkkien klikkauksista
• Verkkosivu, jolta on siirrytty Kansallisgallerian verkkosivulle
• Laitetunnisteet, kuten päätelaitteen malli ja yksilöllinen laite- ja/tai evästetunniste
• Tiedonkeruun kanava: internetselain, mobiiliselain, sovellus sekä selaimen versio
• IP-osoite
• Päätelaitteen käyttöjärjestelmä
• Istuntotunniste, istunnon aika ja kesto
• Sijaintitiedot
• Kansallisgallerian palvelujen käyttöhistorian perusteella käyttäjään liitettävät tiedot, jotka on johdettu havaitusta käytöstä ja/tai käyttäjän itse antamista tiedoista, esimerkiksi demografia, kiinnostuksen kohteet ja käyttäjien muu ryhmittely.

3. Kansallisgalleria kerää laajasti taidehistoriallista ja taiteen ilmiöitä kuvastavaa tietoaineistoa, joka sisältää myös henkilötietoja.

Nämä tiedot voivat sisältää myös erityisiä henkilötietoryhmiä koskevia tietoja. Aineistojen järjestämisen ja luetteloinnin yhteydessä arvioidaan, onko henkilötietoja sisältävällä aineistolla tutkimuksellista tai kulttuuriperintöön liittyvää pysyvää säilytysarvoa, ja tarpeettomat henkilötietoaineistot poistetaan.

Miten henkilötietoja säilytetään

Käytämme asianmukaisia fyysisiä, teknisiä ja hallinnollisia suojakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi väärinkäytöksiltä. Tietoja säilytetään suojatuilla palvelimilla, joihin on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Pääsy henkilötietoja sisältäviin järjestelmiin on rajoitettu ja tarvepohjainen.

Kansallisgallerialla on voimassa olevat tietosuoja-asetuksen mukaiset yhteistyösopimukset yhteistyökumppaneiden kanssa. Tämä takaa henkilötietojen tietoturvallisen ja asiallisen käytön myös tilanteissa, joissa yhteistyökumppaneilla on pääsy henkilötietoihin.

Kansallisgalleria säilyttää henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan, kuin on tarpeen tässä tietosuojalausekkeessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Kun henkilötietojen käsittelyperuste on päättynyt, henkilötieto poistetaan.

• Markkinoinnin ja viestinnän henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti kaksi vuotta
• Vierailijoiden henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti kaksi vuotta

Henkilötietojen luovuttaminen

Lähtökohtaisesti henkilötietoja ei luovuteta Kansallisgallerian ulkopuolelle. Tästä poikkeuksena ovat kuvat, joita käytetään journalistisiin ja/tai muihin tietosuoja-asetuksen mainitsemiin tarkoituksiin sekä pakottavan lainsäädännön edellyttämät luovutukset.

Kulttuuriperintöaineistot, kuten taidehistorialliset ja kulttuurihistorialliset aineistot ovat tutkijoiden ja muiden aineistojen tarvitsijoiden käytettävissä. Ne ovat suurimmalta osaltaan tietosuojan ulkopuolella.

Mahdollisuus tarkastaa ja oikaista henkilötiedot

Henkilöllä on lain mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on kerätty. Henkilöllä on myös oikeus vaatia virheellisen, puutteellisen, tarpeettoman tai vanhentuneen henkilötiedon korjaamista tai poistamista.

Tarkastuspyynnön voi tehdä henkilökohtaisesti Kansallisgallerian museoiden Ateneumin taidemuseon, Nykytaiteen museo Kiasman tai Sinebrychoffin taidemuseon palvelupisteistä saatavalla lomakkeella. Tunnistamista varten täytyy olla mukana voimassa oleva henkilöllisyystodistus (passi, ajokortti, henkilökortti).

Tarkastuspyynnön voi tehdä myös täyttämällä Rekisteritietojen tarkistuspyyntölomakkeen ja lähettämällä sen postitse (osoite: Kansallisgalleria, Kirjaamo, Kaivokatu 2, 00100 Helsinki) tai sähköpostilla osoitteeseen kirjaamo@kansallisgalleria.fi. Liitä tunnistamista varten mukaan kopio voimassa olevasta henkilöllisyystodistuksesta (passi, henkilökortti, ajokortti).

EU:n tietosuoja-asetus sisältää rajoituksia rekisteröityjen oikeuksiin silloin, kun henkilötietoja käsitellään yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia varten. Tämä koskee Kansallisgallerian kulttuuriperintöaineistoja. Muun muassa taidehistorialliset ja kulttuurihistorialliset tutkimusaineistot ovat tarkastusoikeuden ulkopuolella. Niiden sisältämiin henkilötietoihin ei myöskään voi vaatia oikaisua, tietojen poistamista tai tietojen rajoittamista.

• Henkilö voi kieltää Kansallisgalleriaa käyttämästä itseään koskevia tietoja suoramarkkinointia sekä asiakastyytyväisyys- ja muita tutkimuksia varten
• Kansallisgalleria voi kuitenkin edelleen lähettää hänelle palvelujamme koskevia ilmoituksia, esimerkiksi tietoja muutoksista tai palveluiden vika- ja häiriötilantilanteista
• Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle, joka on tietosuojavaltuutettu

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Kansallisgalleria kehittää toimintaansa jatkuvasti. Ajoittaiset muutokset tietosuojaselosteeseen ovat mahdollisia. Muutoksia voidaan tehdä ilman etukäteistä ilmoitusta. Muutokset voivat liittyä myös lainsäädännön muutokseen. Kerromme päivityksistä tämän tietosuojalausekkeen alussa.

Tämä tietosuojaseloste on kuvaus Kansallisgallerian tietosuojaan liittyvistä periaatteista ja käytännöistä ja henkilörekistereistä. Tämän lisäksi yksittäisissä toimintokohtaisissa tietosuojalausekkeissa saatetaan kuvata tarkemmin palvelukohtaisesti Kansallisgallerian henkilörekistereitä ja niiden sisältöjä.