Integritetspolicyer

Finska Nationalgalleriets dataskyddsbeskrivning

Uppdaterad 29.3.2022

Personuppgiftsansvarig och kontaktuppgifter

Personuppgiftsansvarig är Nationalgalleriet, Brunnsgatan 2, 00100 Helsingfors.

I frågor gällande integritetsskydd och personuppgifter kan du ta kontakt med oss per e-post på adressen kirjaamo@kansallisgalleria.fi

Behandling av personuppgifter på Nationalgalleriet och behandlingens rättsliga grund

Nationalgalleriet har grundats genom lagen om Nationalgalleriet (889/2013), för att stärka kulturarvet och främja den konstnärliga bildningen. Nationalgalleriet har i uppdrag att se till att museets samling upprätthålls och utökas, att bedriva utställningsverksamhet och annan konstmuseiverksamhet och att i egenskap av sakkunnig inom konstmuseisektorn delta i utvecklandet av museisektorn (lag om Nationalgalleriet, 2 §). På nationalgalleriets museer och andra enheter behandlas personuppgifter i syfte att sköta de ovan nämnda lagstadgade uppgifterna.

Nationalgalleriets behandling av personuppgifter bygger på EU:s dataskyddsförordning 2016/679 och Finlands dataskyddslag 1050/2018.

För att kunna utföra sitt uppdrag behandlar Nationalgalleriets enheter personuppgifter då de

• utökar och upprätthåller den konsthistoriska databanken, forskningsarkivet, i vilken ingår dokument, bilder, av-inspelningar, trycksaker och skisser om konstnärer och konstlivet, i både analog och digital form;
• betjänar forskarna och kunderna genom att publicera arkivmaterial och förevisa dem inom ramen för gällande lagstiftning och de restriktioner för användningen donationsavtalen ställer;
• samarbetar med olika professionella och andra organisationer;
• arrangerar konstutställningar och många andra evenemang, såsom seminarier, tillställningar och konstpedagogiska projekt;
• producerar olika kundtjänster för publiken;
• informerar intressentgrupperna om sin verksamhet och marknadsför sina tjänster för publiken.

Nationalgalleriet är en kulturarvsorganisation som bland annat behandlar personuppgifter som en del av musei- och arkivmaterial. Dataskyddet av kulturarvsmaterial omfattas av flera olika stadganden i lagstiftningen på EU-nivå och nationell nivån, vars syfte är att trygga forskningens, informationens, konstens och informationsförmedlingens frihet. Därför omfattas behandlingen av personuppgifter av vissa undantag och bl.a. gäller inte alla rättigheter för de registrerade då det handlar om kulturarvsmaterial. Dokumentation som uppstår i samband med utställningsverksamheten kan överföras till Kulturarvsmaterialet.

I sin verksamhet håller Nationalgalleriet och dess museer nära kontakt med de som är yrkesverksamma inom bildkonsten, med sina övriga intressentgrupper och med sin publik. Museerna betjänar sin publik och sina andra intressentgrupper genom att erbjuda information om utställningarna, forskningsmaterialet, evenemang och annan verksamhet samt tjänster. Detta förutsätter behandling av personuppgifter och att man upprättar och upprätthåller ett personregister. Personuppgifter används också genom att man riktar specifik information till olika kundsegment.

De rättsliga grunderna för behandlingen av personuppgifter är de grunder som läggs fram i artikel 6 i EU:s dataskyddsförordning. Dessa är att en persons personuppgifter fogas till registret enligt samtycke, avtal eller lagstadgade skyldigheter. Det kan också vara påkallat med tanke på allmänt intresse – särskilt i fråga om kulturarvsmaterialet, där dokument som innehåller personuppgifter samlas i arkivsamlingarna i arkiv eller bibliotek som betjänar allmänt intresse. All behandling av personuppgifter har också utsatts för konsekvensbedömning i fråga om kraven på att den behövs och står i proportion till sina syften.

En stor mängd personuppgifter behandlas i enlighet med artikel 6 för ändamål som rör Nationalgalleriets eller en till Nationalgalleriets verksamhet knuten persons berättigade intressen. Då råder mellan museet och den registrerade en kundrelation eller annan väsentlig relation som berättigar behandlingen av personuppgifter för att möjliggöra kommunikation mellan parterna. Nationalgalleriet anser det viktigt att sprida information om sin verksamhet till konstnärer, samarbetspartner och kunder samt att betjäna forskningen kring bildkonst. Ett ändamålsenligt informationsutbyte och kommunikation mellan ovan nämnda grupper av personer är viktigt för Nationalgalleriets och dess museers verksamhet.

Hur personuppgifter samlas in

Uppgifterna har antingen getts av den registrerade själv, inhämtats och samlats i samband med planeringen och genomförandet av verksamheten, registrerats i samband med dokumentering eller inhämtats ur offentliga källor.

Kulturarvsmaterialet och personuppgifterna i det utökas också i samband med forskning och olika arkivdonationer. Det konsthistoriska materialet och övriga forskningsmaterialet omfattas inte av några begränsningar i fråga om innehåll.

Vilka uppgifter samlas in

I samband med att Nationalgalleriet sköter ovan nämnda uppgifter samlas personuppgifter av bl.a. följande typ hos Nationalgalleriet:

1. Uppgifter som personen ger Nationalgalleriet:

• Namn eller signatur
• E-postadress och andra kontaktuppgifter
• Andra uppgifter som beskriver användaren, som födelsedatum
• Tillstånd, samtycken och uppgifter om språk eller andra motsvarande val
• Intressen, favoriter och tyngdpunktsteman
• Uppgifter från undersökningar och enkäter
• Kundrespons
• Andra uppgifter du har gett eller överlåtit, t.ex. uppgifter samlade ur externa källor.

2. Uppgifter som samlats in vid eller härletts från användning av Nationalgalleriets webbplats:

• Uppgifter som samlats in av webbtjänsternas analytiksystem
• Uppgifter från kundkommunikationen, t.ex. uppgifter om öppnade länkar
• Webbsida som överförts till Nationalgalleriets webbplats
• Enhetsidentifierare såsom terminalenhetens modell och en individuell enhets- och/eller cookie-identifierare
• Kanal för informationsinsamlingen: webbläsare, mobil webbläsare, applikation eller webbläsarens version
• IP-adess
• Terminalenhetens operativsystem
• Sessionsidentifierare, sessionens tidpunkt och längd
• Positionsdata
• Uppgifter som på basis av användningshistorien i Nationalgalleriets tjänster har kopplats till användaren, som har härletts ur observerad användning och eller som användaren själv har gett, t.ex. demografi, intresseområden och annan gruppering av användaren.

3. Nationalgalleriet samlar omfattande kunskapsmaterial som beskriver konsthistoriska fenomen och konstfenomen, och de innehåller även personuppgifter.

Dessa uppgifter kan också innehålla uppgifter om särskilda personuppgiftsgrupper. I samband med att materialet organiseras och katalogiseras fastställs om det material som innehåller personuppgifter har bestående värde för kulturarvet och därför ska sparas, varefter onödigt personuppgiftsmaterial avlägsnas.

Hur personuppgifter lagras

Vi använder ändamålsenliga fysiska, tekniska och administrativa metoder för att skydda personuppgifterna mot missbruk. Uppgifterna lagras på krypterade servrar som bara namngivna personer har tillgång till. Åtkomsten till systemen som innehåller personuppgifter är begränsad och behovsprövas.

Med sina samarbetspartner har Nationalgalleriet i kraft varande samarbetsavtal i enlighet med dataskyddsförordningen. Detta garanterar en datasäker och ändamålsenlig användning också i situationer där samarbetspartnerna har tillgång till personuppgifterna.

Nationalgalleriet lagrar personuppgifter i enlighet med gällande lagstiftning och bara så länge det är nödvändigt för at uppfylla de syften som definieras i denna dataskyddsbeskrivning. Då grunderna för att behandla personuppgifterna har upphört gälla raderas personuppgifterna.

Personuppgifter för marknadsföring och information lagras i regel i två år. Personuppgifter om besökare lagras i regel i två år.

Utlämnande av personuppgifter

Nationalgalleriet lämnar i princip inte ut personuppgifter till externa parter. Ett undantag till detta är bilder som används för journalistiska och/eller andra syften som nämns i dataskyddsförordningen, samt utelämnande av uppgifter i fall där tvingande lagstiftning förutsätter det.

Kulturarvsmaterial såsom konsthistoriska och kulturhistoriska material är tillgängliga för forskare och andra som behöver materialen. De omfattas till största delen inte av dataskyddet.

Möjlighet att kontrollera och korrigera personuppgifter

Enligt lagen har en person rätt att kontrollera vilka uppgifter som har samlats in om hen. Personer har också rätt att kräva att felaktiga, bristfälliga, onödiga eller föråldrade personuppgifter korrigeras eller raderas.

En kontrollbegäran kan lämnas in personligen på en blankett som fås vid servicediskarna i Nationalgalleriets museer: Konstmuseet Ateneum, Museet för nutidskonst Kiasma och Konstmuseet Sinebrychoff. För att identifiera sig måste man ha med sig ett giltigt identitetsbevis (pass, körkort, id-kort).

Man kan också göra en kontrollbegäran genom att fylla i blanketten för kontrollbegäran av registeruppgifter och skicka in den per post (adress: Nationalgalleriet, Registratur, Brunnsgatan 2, 00100 Helsingfors) eller per e-post till adressen kirjaamo@kansallisgalleria.fi. För identifieringen bifogas en kopia av ett giltigt identitetsbevis (pass, id-kort, körkort).

I EU:s dataskyddsförordning ingår begränsningar av de registrerades rättigheter i fall där personuppgifter behandlas för arkiveringssyften som ligger i det allmänna intresset. Detta gäller Nationalgalleriets kulturarvsmaterial. Bland annat de konsthistoriska och kulturhistoriska forskningsmaterialen omfattas inte av rätten till insyn. Man kan inte heller kräva att personuppgifter i dem korrigeras eller avlägsnas, eller att användningen av dem begränsas.

En person kan förbjuda att Nationalgalleriet använder uppgifter om personen i fråga för direktmarknadsföring och för kundnöjdhetsundersökningar och andra undersökningar. Nationalgalleriet kan emellertid fortfarande sända personen i fråga meddelanden om våra tjänster, till exempel information om ändringar eller om felsituationer och störningar.

Den registrerade har rätt att lämna in klagomål till den övervakande myndigheten, som är dataombudsmannen.

Ändringar i denna dataskyddsbeskrivning

Nationalgalleriet utvecklar fortlöpande sin verksamhet. Tidvis kan det göras ändringar i dataskyddsbeskrivningen. Ändringar kan göras utan förhandsanmälan. Ändringar kan också vara förknippade med ändringar i lagstiftningen. I början av denna dataskyddsbeskrivning redogör vi för tidigare uppdateringar.

Denna dataskyddsbeskrivning är en beskrivning av Nationalgalleriets principer och praxis kring dataskydd och av personregister. Utöver detta kan dataskyddsbeskrivningarna för enskilda funktioner ge noggrannare beskrivningar av Nationalgalleriets personregister för olika tjänster och av deras innehåll.